Es ist der Klassiker in kleinen und mittelständischen Unternehmen: Projekte werden am Whiteboard geplant, ergänzt durch eine Excel-Liste und unzählige E-Mails.
Für den Anfang mag das reichen – aber irgendwann stößt jede Organisation an Grenzen. Spätestens dann, wenn Projekte komplexer werden, externe Partner eingebunden werden müssen oder Deadlines und Abhängigkeiten nicht mehr auf einen Blick sichtbar sind.
Die Lösung: digitale Projektmanagement-Tools.
Sie bündeln Aufgaben, Kommunikation und Zeitpläne – und machen Teams deutlich effizienter. Doch gerade KMU schrecken oft vor den Preisen zurück: 10, 12 oder 15 Euro pro Nutzer und Monat summieren sich schnell. Zum Glück gibt es kostenlose Versionen, die für kleine Teams oft völlig ausreichen.
Wir haben uns die wichtigsten Anbieter 2025 angesehen und geprüft: Was ist wirklich kostenlos? Und wo lauern die Grenzen?
1. Asana – der Klassiker
Asana ist fast schon ein Synonym für Aufgabenmanagement. In der kostenlosen Version („Personal“) können bis zu 10 Nutzer arbeiten – und das mit erstaunlich viel Funktionsumfang: unbegrenzte Aufgaben, Projekte, Nachrichten, einfache Kalender- und Board-Ansichten.
Besonders hilfreich ist die Möglichkeit, Aufgaben klar nach Prioritäten, Deadlines oder Verantwortlichen zu sortieren. Meilensteine machen Fortschritte sichtbar, und die Suchfunktion bringt selbst in großen Projekten Ordnung ins Chaos.
Der Nachteil: Wer Abhängigkeiten darstellen, Zeitleisten nutzen oder tiefer ins Reporting gehen möchte, muss zahlen. Für viele KMU reicht die Gratisversion aber völlig aus.
2. Jira – die agile Lösung
Jira stammt von Atlassian und ist eigentlich in der Softwareentwicklung zu Hause. Doch die Stärken – Scrum-Boards, Backlogs, Kanban – eignen sich längst für jede Art von Projekt.
Die kostenlose Version für bis zu 10 Nutzer bietet agile Workflows, Automatisierungen und mobile Apps. Damit lassen sich auch komplexe Entwicklungsprojekte oder Marketingkampagnen abbilden. Der Speicher ist mit 2 GB begrenzt, und manche Admin-Rechte fehlen – doch wer agil arbeitet, bekommt hier einen extrem starken Einstieg.
3. monday.com – schön, aber begrenzt
Kaum ein Tool wirkt so modern und „instagrammable“ wie monday.com. Farbenfrohe Boards, einfache Bedienung, hohe Flexibilität. Aufgaben können in Tabellen, Boards, Zeitleisten oder Kalendern dargestellt werden, und Automatisierungen sorgen für weniger Routinearbeit.
Das Problem: Der kostenlose Plan gilt nur für 2 Nutzer. Für ein echtes Team ist das zu knapp. Wer allein startet oder zu zweit ein Projekt pilotiert, kann sich einen Eindruck verschaffen – für den produktiven Einsatz führt aber kein Weg an der Bezahlversion vorbei.
4. Bitrix24 – Alleskönner mit CRM
Bitrix24 ist mehr als nur Projektmanagement. Schon in der kostenlosen Version gibt es Aufgabenverwaltung, Chat, Drive – und sogar ein integriertes CRM. Für Unternehmen, die nicht nur interne Projekte, sondern auch Kundenprozesse abbilden wollen, ist das spannend.
Die Free-Version erlaubt unbegrenzte Nutzer, ist aber auf 5 GB Speicher beschränkt. Manche Automatisierungs- und Marketingfunktionen fehlen. Der Vorteil: Man bekommt hier ein All-in-One-Tool, das auch ohne teure Drittsoftware funktioniert.
5. Freedcamp – die Basecamp-Alternative
Freedcamp wird oft als kostenlose Alternative zu Basecamp bezeichnet. Tatsächlich erinnert das Layout stark daran: Aufgabenlisten, Deadlines, Zeiterfassung, Diskussionen und Dokumenten-Sharing.
Die Gratisversion deckt die Basis gut ab, bei Extras wie Backups oder erweiterten Integrationen wird es kostenpflichtig. Trotzdem nutzen auch große Namen wie Sony oder Disney Freedcamp – gerade weil es übersichtlich ist und schnell zu erlernen.
6. GanttProject – für Diagramm-Fans
Wer lieber lokal arbeitet und Cloud-Dienste meiden möchte, findet mit GanttProject eine solide Lösung. Wie der Name schon sagt, steht hier das Gantt-Diagramm im Mittelpunkt: komplexe Balkendiagramme, die Projektphasen visualisieren.
Besonders nützlich: Der Ressource-Load-Chart, der Aufgaben an Teammitglieder zuweist und ihre Auslastung anzeigt. Für kleine Firmen mit klaren Prozessen eine gute Option. Nachteil: Es fehlen moderne Features wie Chat, mobile Apps oder Automatisierungen.
7. LibrePlan – Open Source mit Fokus Ressourcen
LibrePlan ist eine Open-Source-Weblösung. Sie setzt weniger auf Kommunikation, sondern mehr auf Ressourcen- und Aufwandplanung. Jedes Teammitglied kann mitbestimmen, wie lange Aufgaben dauern – was oft zu realistischeren Plänen führt.
Der Vorteil: volle Transparenz und Mitbestimmung. Der Nachteil: Die Oberfläche wirkt weniger modern als bei kommerziellen Tools. Wer aber Wert auf Unabhängigkeit und Anpassbarkeit legt, ist hier richtig.
8. Podio – Social meets Projektmanagement
Podio, entwickelt von Citrix, kombiniert Projektmanagement mit einem internen Social Network. Bis zu 5 Nutzerarbeiten kostenlos. Neben Aufgaben und Projekten gibt es Chat, Messaging und individuell gestaltbare Workspaces.
Das Besondere: Jeder kann seine Oberfläche anpassen, sodass Podio fast wie ein Baukasten wirkt. Damit ist es flexibler als viele andere Tools – aber auch komplexer im Einstieg.
9. factro – die deutsche Lösung
factro kommt aus Deutschland und punktet mit einem klaren Vorteil: Datenschutz nach DSGVO. Die kostenlose Basis-Variante bietet ein Dashboard, Kalender, Projektstrukturbaum, Aufgabenverwaltung und Gastzugänge.
Für KMU spannend, weil es die Projektstruktur sehr transparent macht und sich auch für unerfahrene Nutzer leicht bedienen lässt. Wer tiefer ins Controlling gehen will, braucht die kostenpflichtigen Varianten.
